TEMA 6
Evaluación de Resultados:
Evaluación de Participantes,
Expositores,
Comité Organizador,
Redacción de Informe y recomendaciones.
Infotecnología
El participante al finalizar tendrá los
conocimientos para
Juzgar los
resultados de un evento inscrito en el ámbito con la participación
universitaria evaluando las acciones de los diferentes actores involucrados
Cómo
evaluar los Eventos
Los
Eventos son
una parte fundamental del negocio, porque ofrecen, mayor valor para el negocio
o marca. La organización y planificación requiere de mucho esfuerzo y de un
presupuesto que oriente en todo momento para ajustar las acciones.
la
planificación requiere centrarse, sobre todo, en conseguir los
objetivos que se plantean.
¿Te has
fijado unos objetivos, ¿verdad?
¿Qué
quieres conseguir al organizar una Feria o Evento?
Todo lo
que se puede medir, se puede mejorar
Los indicadores más fiables
- Asistentes
estimados vs Participantes reales que asistieron.
- Participantes
satisfechos vs Participantes no satisfechos.
- La
Calidad de los Montajes, material publicitario, Comunicación Visual, etc.…
- Logros
con relación a los objetivos.
- El
alcance e Impacto de la marca
- Experiencia
del usuario en el Evento.
- El
alcance e Impacto en los medios de comunicación online y offline.
- Análisis
mediante auditoría del evento.
La
sensación que provoque en el público objetivo cada uno de los indicadores
mencionados, te ofrecerán el resultado de la medición final del éxito en
el evento. Sin duda, datos fundamentales para futuras acciones de
Marketing y ajustar tus estrategias al potenciar tus fortalezas hacia el éxito.
Por ello,
detectar los errores en la organización de los mismos favorece el ahorro de
costes, al detectar dónde se debe invertir el dinero en función de los
objetivos que se marquen para el evento.
La
importancia de contar con profesionales, quienes tras una amplia trayectoria en
la colaboración en Eventos conseguirán dar ese “toque mágico” y cercano a tus
clientes potenciales o actuales.
Ventajas de disponer de expositores y displays
Puedes crear un espacio en un evento en que
coloques un rótulo y decores el stand. No obstante, si quieres generar cierto
impacto en la mente del visitante tienes que pensar en otras opciones añadidas.
Estas opciones pueden ser expositores y displays. Veamos cuáles son las
ventajas de disponer de estos elementos en el evento:
· Llama la atención hacia un
producto o artículo en concreto
· Dispone de manera ordenada
información para el usuario
· Ayuda a crear imagen de marca
gracias a la personalización
· Su precio es muy asequible
· La mayoría de los expositores y
displays son plegables y ocupan relativamente poco espacio
· Te permite reutilizarlos en más
eventos o en tus puntos de venta
· Puede incluso que sea tu primer
evento y prefieras invertir pocos recursos: para ello los expositores y
displays son un buen aliado
Expositores y displays: una gran gama a tu alcance
Expositores publicitarios
En este punto incluiríamos todo tipo de
expositores: portafolitos, porta catálogos, bandejas expositoras, para colocar
los artículos, de suelo, de sobremesa… Todos aquellos elementos que te permitan
mostrar al visitante la información o los artículos de manera ordenada son una
gran ayuda para establecer una buena imagen de tu marca en la mente del
usuario.
Roll up y banderolas
Los roll up son un elemento muy de
moda: prácticamente todos los expositores disponen de un roll up. Y es que es
muy útil, ya que puedes realizar un diseño relativamente estándar con
información de tu marca y una vez terminada la feria sólo tienes que enrollarlo
y guardarlo en su bolsa. Además, ocupa muy espacio y es muy fácil de
transportar.
Mostradores
El mostrador podría ser expositor y
display al mismo tiempo: piensa en cómo darle la vuelta al simple mostrador con
el logotipo de tu marca para sacarle el máximo partido. Por ejemplo, podrías
colocar una pantalla que fuera reproduciendo un vídeo con los productos que
ofreces; o quizás un mostrador con estanterías para colocar producto a la
venta.
COMITÉ ORGANIZADOR
INTEGRACIÓN DE COMITÉS
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La integración de comités corresponde a la etapa dinámica en el proceso
de Integración.
Se deberá siempre evaluar objetivamente a los candidatos para obtener el
mejor resultado de cada uno de ellos. Sujetos al tipo de reunión, magnitud,
destino, duración, tipo de evento y programas que lo integran se determinará el
tamaño del comité organizador.
Es un factor primordial para el éxito del evento y de su coordinación
dependerá el desarrollo de la reunión. Todos los detalles deben planearse con
anticipación y cada comité deberá enfocarse en llevar a cabo su objetivo y en
coordinarse con los otros comités a fin de lograr que la reunión se lleve a
cabo sin problemas, detalles o contratiempos.
Clasificación de comités.
Comité organizador: de acuerdo a lo planeado en la organización se
designará la presidencia, vicepresidencia ejecutiva, finanzas, presidente de
comité, gerente de subcomité.
Comité de honor: estos solo se
realizan por compromiso, por el prestigio que tienen esas personas o para
conseguir facilidades para el evento, pero por lo general no desempeñan un
papel en la organización del evento.
Comité de finanzas: manejará todo el
aspecto económico.
Comité de programa: se encarga de
organizar e informar la serie de actividades que se llevarán a cabo.
Comité de
publicidad: su objetivo es promover la asistencia y difusión del evento tanto en
el lugar de origen como en el destino y otros puntos importantes.
Comité de
alojamiento: su función es lograr que los participantes cuenten con una habitación
de acuerdo a sus necesidades.
Comité de festejos: tiene a su cargo
la celebración de actividades artísticas, recreativas o culturales de los
eventos sociales de la convención.
Comité de registro: su función es
lograr que el registro de los participantes sea fácil, correcto, cómodo y
rápido.
Comité de recepción y hospitalidad: su
papel será el de anfitrión de los asistentes en todos los eventos de la
reunión.
Comité de transporte: se
encarga del traslado e información de los detalles del viaje.
Comité de exposición: realizará
los trámites para la obtención del espacio para las exhibiciones y la
información de los detalles a los expositores.
Comité de servicios generales: verificará
los detalles de los servicios para llevar a cabo los eventos.
Comité de ornato y rotulación: se
encarga de los anuncios, rótulos y decoración de los eventos.
Funciones y obligaciones de cada comité.
El comité organizador es
un organismo de trabajo y de acción, es el que ejecutará y pondrá en movimiento
el plan elaborado con anticipación.
Presidencia: es
ocupada por los más altos ejecutivos de la empresa u organización con amplios
conocimientos administrativos y experiencia en este tipo de eventos. Atiende
las decisiones respecto a la integración de su equipo de trabajo.
Vicepresidente ejecutivo: llamado
también coordinador general, fungirá como OPR, debido a su experiencia es
contratado externa y temporalmente para dirigir y tomar la responsabilidad de
organizar las reuniones, de modo que se informará de su contratación al
presidente y al comité organizador del evento.
Vicepresidente de finanzas: también
llamado tesorero o contralor, debe tener amplios conocimientos de finanzas y
contabilidad para realizar el control financiero, ingresos, egresos y saber
coordinarse con los otros miembros del comité organizador.
Presidente de comité: llamado
gerente o vicepresidente, es una persona cuya habilidad, experiencia y
capacidad, le permiten ejercer exitosamente las responsabilidades que asume
cada comité, la integración de esos comités debe ser prerrogativa del OPR.
Gerentes de subcomité: es
el encargado de atender áreas específicas, pero interrelacionadas dentro del
funciograma del comité correspondiente. La designación es hecha por el
responsable de cada comité.
Coordinación de comités.
Es fundamental la buena coordinación de los comités
para alcanzar todos los objetivos, para el logro de los mismos, la
comunicación será fundamental. Para este fin se deben programar en fechas predeterminadas
las reuniones generales a las cuales deberán asistir los responsables de cada
comité para llevar a cabo una orden del día elaborando minutas e informes de
progreso.
Las reuniones deben tener las siguientes
condiciones:
Elaborar un
calendario de juntas con fecha, hora, lugar y objetivo y distribuirlo entre
todos los involucrados.
Las
reuniones deben ser estrictamente de trabajo y no desviarse en otros asuntos.
Proveer café
y refrescos o Coffee break.
Considerar
el equipo necesario: proyector, rotafolio, plumones, hojas, lápices, etc.
No permitir
personas extrañas al fin.
Aconsejable
una secretaria o una grabadora.
“¿Te asignaron redactar un informe de evento? Estos informes determinan
si un evento tuvo éxito o no al comparar los resultados con los objetivos
inicialmente trazados. Asimismo, es un medio importante mediante el cual las
personas o compañías que acaban de celebrar un evento pueden determinar qué
cambios hacer. Existen diversas maneras en las que puedes asegurar el éxito de
tus informes, sobre todo si decides celebrar algún otro evento en el futuro.
Organiza tu informe
de evento
1
Determina cuál será
el estilo de presentación y el formato para cada audiencia. Los informes de
evento pueden ser documentos físicos espiralados o engrapados, así como
documentos PDF o presentaciones Power Point enviados por correo electrónico,
etc.[1]
·
Asegúrate de organizar tu informe en secciones claras. Tu objetivo es
comparar los resultados del evento con los objetivos que inicialmente trazaste
para él. Haz un resumen de los principales logros del evento.
·
Ajusta el informe a las necesidades e intereses de cada patrocinador y
audiencia. Considera los objetivos de los patrocinadores. En cierta forma, los
patrocinadores son la audiencia principal de los informes de evento. Ellos
desean saber si valió la pena o no patrocinar tu evento. Por este motivo, debes
considerar qué puntos desean saber y cuáles son sus temas de interés.
·
Asimismo, debes ajustar el informe de modo que satisfaga las necesidades
específicas del evento y de los patrocinadores, ya que ambos son únicos. No
redactes un informe de manera mecánica. Otras audiencias incluyen a los
ejecutivos de alta gerencia y a los gerentes financieros.
2
Crea un proceso
para rastrear información que necesitarás para tu informe durante el transcurso
del evento. No confíes únicamente en tu memoria.
·
Rastrear información clave antes, durante y después del evento te
permitirá redactar un informe más específico y efectivo. Asimismo, esto te
permitirá recopilar información de manera más oportuna.[2]
·
Recopila información de manera continua y pide ayuda a otras personas si
resulta necesario (incluidos potenciales practicantes) para recopilar datos.
Nunca olvides que no debes esperar a que el evento finalice para comenzar a
redactar el informe.[3]
3
Utiliza solo
información clave. Uno de los problemas relacionados con los informes de eventos es
que estos no hacen más que repetir la agenda o enfocarse en frases
superficiales u optimistas. No cometas ese error. Lo que debes hacer es
resaltar los puntos clave con un estilo claro y analítico.
·
Elige algunos de los momentos más representativos del evento y
descríbelos al detalle. Una buena idea es considerar tres puntos positivos y,
quizás, tres puntos que causaron sorpresa.[4]
·
Evita incluir demasiados detalles mundanos en el artículo, tales como el
menú del almuerzo o un resumen detallado del discurso de apertura. Lo que debes
hacer es resaltar los detalles que realmente importan.
Haz que tu informe
tenga el contenido correcto
1
Redacta un resumen
ejecutivo. Tu informe de evento debe incluir un resumen ejecutivo, el cual
debe ser una versión concisa de un informe completo y más detallado. Dicho
resumen ejecutivo cumple el rol de una introducción.[5]
·
Podrías crear dos informes: un resumen ejecutivo diseñado para
las personas que tienen interés en los resultados del evento y un informe más
completo y detallado para los organizadores o patrocinadores del evento.
·
En el resumen ejecutivo, enfócate únicamente en los objetivos y
resultados más importantes. El resumen ejecutivo debe ser breve y ocupar solo
una o dos páginas. Asimismo, debe resumir los puntos más importantes del evento
e incluir una breve interpretación de los datos.
2
Incluye ayudas
visuales en tu informe. A menudo, resulta más efectivo ofrecer un
cuadro que ilustre las tendencias estadísticas, en lugar de solo presentar una
gran cantidad de números.
·
Si el evento involucra a un producto nuevo, podrías incluir una
fotografía de este. Las fotografías que se toman durante el evento pueden
ayudarte a ilustrar tu informe. Intenta conseguir fotografías de la
participación de los patrocinadores en el evento. Nuevamente, esta es una tarea
que no puedes realizar después del evento.
·
En tu reporte puedes incluir muestras, reproducciones y otros ejemplos
de objetos que puedas conseguir durante el evento. De igual manera, incluye el
número de personas que recibieron cupones de los patrocinadores, etc. Documenta
la cobertura de los medios de comunicación tanto en el lugar del evento como
fuera de él para los patrocinadores.
3
Documenta tanto la
publicidad como la cobertura mediática. Más adelante, debes realizar
una comparación entre la cobertura mediática generada y los objetivos del
evento.
·
Concéntrate en folletos y artículos impresos donde aparezca la
publicidad de los patrocinadores o donde se mencionen sus nombres.
Adicionalmente, intenta recolectar el volumen de circulación y los costos de la
publicidad.
·
Documenta la publicidad televisiva, los anuncios de servicio a la
comunidad, los ratings, el costo de la publicidad y la cobertura en las
noticias.
·
No olvides documentar la publicidad radial y sus costos, así como el
costo de promoción, los informes auditados, etc.
4
Incluye unas líneas
sobre los objetivos del evento. Es realmente importante
vincular los objetivos del evento con sus resultados. Asegúrate de incluir un
recordatorio de cuál era la misión original del evento y qué metas se trazaron.
·
También podrías incluir el programa del evento. Deberás discutir cuáles
fueron los participantes más importantes en algún punto. Recuerda que debes ser
breve.[6]
·
Asegúrate de dedicar la mayor cantidad de tiempo a mencionar y detallar
los resultados más importantes del evento y luego compararlos con los
objetivos. Sé realista y no intentes adornar las cosas que no funcionaron.
5
Incluye información
financiera en el informe. Es importante brindar una explicación
detallada del presupuesto del evento y
del dinero que realmente se gastó (o que potencialmente se ganó). Asegúrate de
incluir una comparación de los gastos presupuestados y los gastos reales, así
como de realzar los puntos positivos y las áreas en las que se debe mejorar.[7]
·
Detalla los costos, incluidos los costos de marketing y actividades promocionales, gastos relacionados
con el personal y los costos de patrocinio. Es una buena idea incluir un
presupuesto detallado. Los gerentes financieros y los ejecutivos de alta
gerencia querrán ver evidencia que respalde tus conclusiones.
·
Incluye un registro de las ganancias, tales como tarifas, patrocinadores y anexos. Sin
embargo, debes asegurarte de comparar las ganancias con las proyecciones
establecidas inicialmente.
6
Incluye
estadísticas que sean relevantes para los lectores. No querrás
redactar un informe que esté cargado de información superficial. El número de
personas que asistieron al evento es una cifra estadística que deberías
incluir. Es una buena idea proporcionar datos que puedan cuantificarse.
·
Otros datos estadísticos o generales que resulta relevante incluir son:
el número de ventas generadas y el número de visitantes con respecto a un stand
específico. Proporcionar este tipo de información le da mayor credibilidad al
informe. Proporciona información sobre los participantes o asistentes. Incluye
datos demográficos, cifras sobre la asistencia y resultados de las
investigaciones realizadas en la audiencia (como, por ejemplo, los hábitos de
compra).
·
Informa el número de personas que responden a las campañas de los
patrocinadores, así como las donaciones realizadas a favor de organizaciones de
caridad. Documenta el impacto económico y la participación de los empleados.
7
Incluye un elemento
cualitativo que contextualice los datos. Tu informe debe incluir
estadísticas, pero también debes citar las palabras de los participantes, de
modo que proporciones una retroalimentación contextual.
·
Reúne citas y obtén retroalimentación de los participantes y de los
miembros del equipo organizador, de modo que la evaluación de los pros y
contras del evento no provenga únicamente del autor del informe. Esto le dará a
tu informe mayor credibilidad.
·
Considera incluir las investigaciones realizadas por terceros. Colocar
el valor en la cobertura de los medios de comunicación es algo que un tercero
podría investigar.
·
Evalúa el espacio y las instalaciones. Dedica tiempo para evaluar la
efectividad de la ubicación y de las instalaciones desde el punto de vista de
otras personas. Debate cómo se utilizó el espacio para la conferencia, evento,
etc.
Finaliza tu informe
1
Entrega tu informe
a tiempo. Intenta escribir y publicar el informe lo más antes posible.
Asegúrate de programar tu tiempo para hacer esto posible. Algunas personas
sugieren emitir el informe en 30 días, pero otras piensan que esto se debería
hacer en solo un par de días.[8]
·
Sin importar cuál sea la fecha límite, asegúrate de terminar el informe
a tiempo. Quizás escribas el informe para una agencia que haya sido contratada
por un cliente específico. Presta atención a todos los requisitos.[9]
·
Lo más importante es que tu audiencia esperará recibir un informe
completo y oportuno. Tómate el tiempo para ser riguroso y hacer bien tu
trabajo, pero no esperes demasiado, ya que tu informe lucirá anticuado.
2
Revisa tu informe. Asegúrate de
que la gramática del informe sea correcta y evita errores de puntuación y de
ortografía.
·
Asegúrate de que tus respuestas sean detalladas. Debes seguir la regla
de oro de la escritura “demostrar con hechos y no con palabras”. Esto quiere
decir que es una buena idea proporcionar ejemplos específicos para respaldar
los puntos generales que se detallan en el informe.
·
No te olvides de tu audiencia y asegúrate de que tu redacción sea formal
y profesional. Un informe de evento no es un documento casual, sino un
documento esencial para determinar el éxito de un evento, por lo que debe ser
digno de respeto.
Consejos
·
Toma más fotografías de las que crees que necesitarás. Las apreciarás en
el futuro.
·
Para obtener unas palabras de los líderes y organizadores, no acudas a
ellos primero, ya que ellos permanecerán en el lugar por mucho tiempo, incluso
después de que el evento haya terminado. Asegúrate de pedirle su opinión
primero al público, ya que ellos serán los primeros en partir. De igual manera,
no insistas en hablar con un ponente o líder si está demasiado ocupado(a) con
algo más. Podrás hablar con ellos más adelante.
·
Para obtener declaraciones de los líderes u organizadores, haz muchas
preguntas de manera natural hasta que la persona exprese sus pensamientos.
·
Obtén más declaraciones de las que crees necesarias. Las apreciarás en
el futuro.
·
Si tomas buenas fotografías, estas mostrarán la acción que hubo durante
el evento o la reacción de las personas ante este.
·
Intenta tomar fotografías de todo el evento, incluida una imagen del
público y el orador para comunicarle a lector la magnitud del evento.
Cosas que
necesitarás
·
Una cámara digital
·
Una libreta de apuntes
Ejemplos de cuestionarios, encuestas
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INFOTECNOLOGÍA
La Infotecnología
hoy en día se ha vuelto lo primordial en nuestra vida, porque en todos los
ámbitos nos es de utilidad ya que, en colegios, universidades, trabajos, casas,
etc. La Infotecnología ha hecho de nuestro trabajo y vida cotidiana algo más
fácil y agilizado.
Desde que la Infotecnología
se volvió en auge han surgido nuevas oportunidades de empleo y hacer tareas más
rápido ya que han surgido nuevos medios de tecnología de hardware y software
para nuestro provecho.
Con la Infotecnología
se ha creado nuevos métodos automatizados para tratar la información por medio
de los sistemas que han surgido.
La Infotecnología
nos lleva a realizar tareas más rápidas y fáciles desde la cocina hasta las
tareas más pequeñas usando programas de ofimática, electrodomésticos,
computadoras, dispositivos móviles, hasta maquinarias especiales para todo tipo
de trabajo.
Aunque no nos demos
cuenta de cuándo y cómo esta rama se ha ido volviendo parte importante en
nuestra vida desde el momento que se sigan presentando nuevas dificultades y
nuevas tareas que nos sean difíciles de realizar y nuestra forma de pensar vaya
cambian de forma constante así la Infotecnología ira cambiando y surgiendo
nuevos medios para facilitarnos los trabajos y así agilizar la productividad y
eficiencia de las personas.
Que la Infotecnología
se vaya haciendo más importante en nuestro diario vivir presenta una infinidad
de ventajas y al igual muchas de ventajas enumeraremos una de estas:
Ventajas:
1- podemos tener una
vida más fácil sin batallar Porque ya casi todo se hace fácil tal vez en unos
años Con solo tocar un botón se hace sin algún problema Porque la tecnología
solo busca hacer la vida más fácil.
2- hay mucha
tecnología para poder caminar como prótesis ahora Que tengas una discapacidad
no te detiene porque con la tecnología Se consigue.
3-Nos ahorra dinero
y tiempo.
Desventajas:
1- nos acostumbramos
a que todo lo resuelva la tecnología Y así nosotros somos menos inteligentes
porque la tecnología va cada vez más avanzada Y todavía ni siquiera la
conocemos cuando ya salió otra y otra.
2- la computadora
hace todo por nosotros y no aprendemos nada más que copiar Y pegar porque ni
nos molestamos por investigar Porque todo sale en la computadora tan fácil para
copiar Que nos pesa hacerlo nosotros mismos o tener que leer para saber de qué
trata Y pasarlo al cuaderno.
3- se puede
convertir en vicio Porque cada vez más personas se hacen adictos como a las
redes sociales y otros más Que les quita tiempo para hacer cosas de verdadero
interés, Y se descontinua la comunicación persona a persona.
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